Anbud - til glede eller besvær?

T r e n d s a n d s t r a t e g i e s
25.09.2014 17:00:00

I dette blogginnlegget vil jeg ta for meg noen spørsmål  man møter i forkant av anbudsbesvarelser. Ved å forstå de grunnleggende terminologiene kan man effektivisere denne fasen og unngå unødvendig jobb.

Skal vi besvare dette anbudet?

Dette er et spørsmål som dukker opp i mange bedrifter rundt om i landet, inkludert oss i Geta. Anbudsjobbing er tidkrevende for bedriften, og ofte ender all jobben opp uten avkastning. Allikevel vil jeg påstå at denne jobben er utrolig viktig for bedriften:

  • Offentlige kunder er et kvalitetsstempel, og bedriften virker mer seriøs og stabil med offentlige kunder på kundelisten.
  • Man får reelle tilbakemeldinger på hva man kunne gjort bedre. I det offentlige må man være dønn ærlige på tilbakemeldingene, så dette er en fin mulighet til å finne sitt forbedringspotensiale - noe som er gull verdt for bedriften! 
  • Ved å besvare anbud, så får selgerne en god trening på å sette ord på hva som bedriften er gode på i forhold til konkurrentene. Læringskurven er bratt!

Beløpsgrensene for anbudskonkurranser

Når man får et nytt anbud i fanget er det viktig å lese omfanget av anbudet. Dette spesifiseres i konkurransegrunnlaget, men hva vil det si at "Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II " ? 

Terskelverdien er på 500 000 kroner. Innkjøp over dette må ut på anbud.  Forskrift av offentlige anskaffelser er delt inn i tre deler:

  • Del I (direkteanskaffelser): Anskaffelser under 500 000,- kan følge denne forskriften. Det er ingen krav om utlysning for slike anskaffelser, men man må allikevel invitere minst tre leverandører til å delta.  Forskriftene i del I er gjeldende i alle typer anbud. Hvordan finner man så disse prosjektene under 500 000,-?  Etter min mening ved hjalp av god gammeldags salgsjobbing; nettverking, konferanser, messer, stand osv. 
  • Del II (nasjonale anskaffelser): Gjelder anskaffelser over 500 000,- og opp til EØS terskelverdi (se nedenfor). Disse anskaffelsene må utlyses i Doffin. Her gjelder endel generelle regler som er strengere enn del I, f.eks hvordan man skal velge leverandør, hvilke tilbud som avvises osv.
  • Del III (EØS anskaffelser): Gjelder anbud over EØS terskelverdien på 1,6 millioner kroner. For staten er beløpet mindre (1 million ), og for byggebransjen er beløpet satt til 40,5 millioner. I et slikt anbud er reglene strengere enn Del II, og man må utøve lengre frister.

Et viktig moment er at det er oppdragsgivers plikt å selv beregne den totale verdien av anbudet.

Åpen eller begrenset anbudskonkurranse?

I konkurransegrunnlaget leser man ofte "Firma X ønsker gjennom en begrenset anbudskonkurranse å inngå en avtale med en leverandør som kan bistå til anskaffen av ...osv osv". Hvorfor skriver man begrenset anbudskonkurranse, og hva er begrensningene? 

Forklaringen er enkel, det finnes to typer anbudskonkurranser. Åpen anbudskonkurranse innebærer at alle som ønsker det kan levere tilbud. Begrenset anbudskonkurranse innebærer at potensielle leverandører først må levere en forespørsel om å delta i konkurransen. Oppdragsgiver vil deretter velge ut noen som får delta videre, og som inviteres til å gi tilbud, en såkalt prekvalifisering.

Spør, spør, spør!

Dukker det opp spørsmål når du leser konkurransegrunnlaget? Da er det viktig å samle opp disse så fort som mulig før du begynner å skrive på tilbudet og før du involverer alle de andre i bedriften rundt anbudet (tro meg, jeg snakker av personlig erfaring). Kanskje dette er essensielle spørsmål som avhenger av om man skal besvare anbudet eller ikke?

En generell regel rundt offentlige anbud er at du sender alle spørsmålene inn på mail. Ikke ring innkjøper, dette vil som regel bare gjøre innkjøper ubekvem. Spørsmålene skal jo offentliggjøres til alle leverandørene uansett, så skriftelige spørsmål er tingen! Husk: det er lurt å være ekstra obs på formuleringene dine, siden mailen videredistribueres til dine konkurrenter.

Dialog mellom oppdragsgiver og leverandør

Mye handler om god dialog. Og dialogen må starte tidlig i prosessen. Jeg mener det er altfor sjeldent at det åpnes opp for leverandørkonferanse i anbudene, mange offentlige virksomheter er nok redd for å bli beskyldt for korrupsjon eller for å ikke følge likebehandlingsprinsippet, og blir derfor tilbakeholdne for kontakt med leverandører. Det finnes derimot ingen lovregulert begrensning for dialog før kunngjøring av en konkurranse. 

Det er alfa og omega med arenaer der leverandører og oppdragsgivere kan møte hverandre i forkant av utlysninger av prosjekter. Slik får oppdragsgiver og leverandør mulighet til å spille hverandre gode, lage bedre tilbud og sjansene for misforståelser senere i prosessen reduseres betraktelig. 

Nye innkjøpsregler

Vi er i 2014, og verden går videre. 10. juni i år kom det regjeringsoppnevnte Forenklingsutvalget med sin innstilling om nye offentlige innkjøpsregler som følge av EU-endringer.  Les oppsummeringen over noen av de viktigste endringene som er foreslått. Hvem vet, kanskje alle tilbudene snart kan leveres elektronisk, og perm med skilleark er saga blott? 

Hvilke erfaringer har du med anbudsskriving? Del gjerne med oss i kommentarfeltet under!

Lykke til med tilbudsskrivingen!